Самое главное в любом офисе — это проверенные, компетентные и активные сотрудники. Конечно, важнейшую роль играет директор и узкие специалисты, но без хороших помощников они утонут в океане повседневных забот, связанных с жизнедеятельностью офиса.
Персонал для офиса, поиск Секретаря
Этого сотрудника можно без преувеличения назвать правой рукой начальника. Далеко не каждый человек подойдет на эту должность. Он должен быть доброжелательным, ответственным и внимательным. Хороший секретарь — отличный организатор, который обеспечивает нормальную работу офиса. Обязательно уметь одновременно решать несколько задач и правильно планировать рабочее время.
Необходимы и профессиональные знания — владение компьютером, правила оформления документов, ведение отчетности. Большим преимуществом будет знание иностранного языка. В крупных организациях можно встретить несколько видов секретарей.
- Ресепшионист — его задача встретить посетителей, принять телефонный звонок и при необходимости переадресовать его нужному специалисту, выполнять небольшие поручения. Это первый человек, которого видит посетитель офиса, поэтому часто работодатели выдвигают требования по внешнему виду такого сотрудника.
- Референт —это уже следующая ступень карьеры. В его ведении делопроизводство, контроль работы сотрудников и курьеров, подготовка необходимых документов, отчетность.
- Помощник руководителя. Для этой должности необходимо хорошо разбираться в деятельности компании, брать на себя все поручения начальника — от назначения переговоров до бронирования билетов и гостиницы в случае служебной поездки.
- Технический секретарь. Основная сфера деятельности — это работа с документами. Главные требования — внимательность, умение быстро набирать текст на компьютере и исполнительность.
Офис-менеджер
В любом офисе появляются проблемы хозяйственного характера. Если их начнет решать узкий специалист или начальник — им может не хватить времени для выполнения основных обязанностей. Чтобы не отвлекаться на них, обычно открывается вакансия офис-менеджера. Его основные задачи:
- Своевременная покупка канцелярских принадлежностей и их распределение среди сотрудников.
- Заказ и доставка воды для кулера.
- Взаимодействие с внешними структурами — например, заказ такси.
- Деловая переписка.
- Взаимодействие с почтой — прием и отправка корреспонденции.
Чтобы все вопросы решались быстро, а компания работала как часы, необходимо подобрать хороший персонал для офиса. Обычно на такие должности идут активные молодые люди со здоровыми амбициями, которые расценивают подобную работу как первую ступеньку карьеры.